Si vous envisagez d’investir dans une solution de Master Data Management (ou Gestion des Données de Référence), quelles sont les caractéristiques de base qu’elle devrait contenir, et pourquoi ? Et plus important encore, comment chacun de ces éléments se conjuguera-t-il pour votre bénéfice et celui de votre organisation ? Découvrez six caractéristiques de Master Data Management que vous devriez comprendre avant d’investir.

Quelles sont les caractéristiques pour une solution de Master Data Management ?

1) Comparaison et liaison des données de référence

En plus de rassembler toutes vos diverses sources de données, votre solution de Master Data Management doit contenir une fonction d’appariement et de liaison. Pour la plupart des organisations, les données ont été saisies à l’aide de différents systèmes ou applications. Dans certains cas, l’acquisition ou la collecte ont augmenté le nombre de silos dans lesquels les données résident. Par conséquent, les duplications et les variations de l’information sont inévitables.

La fonction d’appariement et de liaison utilise des algorithmes qui identifient automatiquement les doublons et aident à résoudre les entrées multiples en un seul enregistrement précis. Sans cette fonctionnalité, vous courez, par exemple, le risque de contacter le même client deux fois ou de référencer le même produit plusieurs fois. Non seulement cela aliène vos clients, mais cela biaise également les résultats d’analyse, car vous ne pouvez pas espérer obtenir des informations précises si les données examinées sont truffées d’inexactitudes.

Transformer les données d’une multitude de systèmes en un seul enregistrement précis est un élément essentiel de toute solution de Master Data Management.

2) Appliquer les règles métier des données de référence

Dans le cadre de votre solution de Master Data Management, vous devriez être en mesure d’introduire des conditions ou des actions qui modifient les données en conséquence. Les règles métier devraient pouvoir être partagées entre différents cas d’utilisation, par exemple lors de l’importation de données ou des processus d’approbation.

Les systèmes de gestion des règles métier devraient être centralisés, permettant de changer les règles une seule fois et d’obtenir un effet global sur toutes vos données. Les règles métier doivent être implémentées directement dans l’interface utilisateur sans avoir à attendre le développement du backend par l’IT.

L’avantage des règles business est qu’elles vous permettent de créer, d’appliquer et de gérer une politique de gouvernance des données à l’échelle de l’entreprise. La politique que vous avez choisie vous permettra de définir le cycle de vie des données pour chaque type d’objet pertinent, de définir le flux de travail pour les processus de décision et d’approbation sur des situations de données clés et de définir des règles business qui renforcent l’intégrité des données.

Les règles métier doivent jouer un rôle essentiel dans votre stratégie de données, en vous aidant à introduire rapidement et précisément des stratégies de qualité et de gouvernance des données, réduisant ainsi les risques.

3) La capacité de gérer les données de localisation

En vertu de la loi, certaines données clients doivent rester à l’intérieur des frontières d’une région ou d’un pays particulier. La localisation des données permet de les stocker sur un dispositif physiquement présent dans les frontières du pays où elles ont été générées.

La libre circulation des données numériques est restreinte par certains gouvernements, et la localisation des données est encouragée afin de promouvoir la sécurité au-delà des frontières. Le règlement général sur la protection des données (RGPD) stipule que les données à caractère personnel ne peuvent être transférées vers des pays tiers que si un niveau de protection adéquat est garanti. Le coût de la non-conformité est si élevé, que de nombreuses organisations veulent s’assurer que les données de leurs clients restent dans l’UE, ou même dans le pays d’origine.

La gestion des données de localisation peut être un défi car vous devez être certain de leur origine géographique et avoir des paramètres en place pour restreindre leur utilisation dans d’autres pays, si nécessaire. Toutefois, une solution de Master Data Management devrait vous permettre de normaliser vos données de localisation à l’aide d’outils d’intégration et de qualité. Vous devriez être en mesure de relier les données de localisation centralisées à d’autres domaines pour découvrir les relations et relier les documents et les actifs informationnels pertinents aux fiches maîtresses.

4) Soutenir la sécurité des données

Au fur et à mesure que la quantité de données que votre organisation traite augmente, il devient encore plus vital d’établir des politiques et des processus efficaces en matière de confidentialité des données. Les politiques de sécurité basées sur les rôles au sein d’une solution de Master Data Management devraient vous aider à définir les droits d’accès de chaque partie prenante. Ces droits peuvent être appliqués pour restreindre les actions. Cela contribue à protéger les données sensibles et privées, particulièrement pertinentes pour le secteur des services financiers, mais de plus en plus préoccupantes pour toute entreprise, compte tenu des exigences rigoureuses du RGPD.

Une solution MDM (=Master Data Management) devrait offrir la possibilité de chiffrer les attributs de données avec des clés cryptographiques définies par l’entreprise, de sorte que les utilisateurs seront invités à entrer un mot de passe avant de pouvoir visualiser les valeurs d’attributs. Cette fonctionnalité garantit à votre entreprise la non-vulnérabilité qui pourraient être exploitées par des parties externes essayant d’accéder aux données que vous détenez.

5) Affiner vos enregistrements avec l’enrichissement des données

L’enrichissement des données se réfère aux outils et processus qui améliorent la qualité des données provenant d’un nombre quelconque de sources entrantes différentes. C’est un élément crucial pour obtenir une vue à 360° de vos données.

Le nettoyage et la rationalisation des données peuvent entraîner d’importants avantages opérationnels liés aux clients. En effet, ces processus permettent d’identifier les données incomplètes, incorrectes ou non pertinentes et de les modifier ou les supprimer si nécessaire pour vous donner une vue plus précise. Cependant, en intégrant des sources tierces, vous pouvez améliorer et affiner encore plus vos données.

L’enrichissement des données doit commencer par la validation des données que vous possédez, et leur nettoyage. Vous pouvez ensuite combiner ces données avec des sources de données externes pour élargir votre vision. Vous pourrez ainsi prendre des décisions business proactives avec un plus grand degré de succès. Vous gagnerez également en confiance quant à vos données, ceci vous permettra de mieux gérer les risques potentiels.

Ces données enrichies peuvent être utilisées pour analyser les tendances, déterminer les tendances émergentes et réduire votre exposition au risque. Grâce à une meilleure compréhension de vos clients, y compris de leur comportement et de leur mode de vie, vous pouvez adapter les produits à leurs besoins spécifiques.

6) Jeter les bases de la gestion du consentement

En raison de la législation sur les données, comme le RGPD, vous devez disposer d’un cadre clair sur la façon dont vous traitez les renseignements personnels, comme les données sur les clients. Vous devez expliquer clairement pourquoi vous détenez les données d’une personne, si elle a consenti à ce que vous les obteniez et les conserviez, et fournir la preuve qu’elle y a consenti.

Avec la Master Data Managements, vous devriez pouvoir consolider les données de vos clients en un seul endroit, ce qui rend la collaboration entre le personnel commercial et technique beaucoup plus facile, car ils peuvent travailler ensemble les données pour respecter les règles de gouvernance.

Ce référentiel centralisé vous permet de surveiller et de mieux protéger les données sensibles, réduisant ainsi le risque d’exposition des données personnelles. Avec une vue à 360 degrés de chaque individu, il devient plus facile de personnaliser le marketing et de respecter le droit des consommateurs tels que le « droit d’accès » et le « droit d’objection ».

Au fur et à mesure de l’augmentation du volume des données traitées, il devient de plus en plus important d’établir des politiques de confidentialité efficaces. Cependant, la gouvernance des données ne doit pas être considérée comme un fardeau. Bien fait, il peut être utilisé pour fournir des informations sur la facilité d’utilisation, l’intégrité, la sécurité et la confidentialité de vos données.